Аналитика ресторана на каждый день: как разобрать вчерашнюю смену

Управляющий утром открывает отчёт кассы и видит выручку за вчера. Цифра есть, а ответа нет: много это или мало, кто из официантов вытянул вечер, почему средний чек ниже обычного, сошлась ли касса. Ниже: что входит в ежедневный разбор смены, в каком порядке его читать и как это устроено в разделе «Смены» Axle App. Пример — один день демо-ресторана «Тёрн».

Зачем разбирать вчерашний день, если есть отчёт за месяц

Месячный отчёт сглаживает. Плохая пятница и хорошая суббота дают в сумме нормальную неделю, и проблема пятницы теряется. Через месяц уже не вспомнить, кто стоял на баре и почему пропал банкет.

Разбор дня работает с тем, что ещё можно исправить. Официант дал много скидок вчера — с ним можно поговорить сегодня. Касса не сошлась на сто рублей — чек ещё легко найти. Гости пришли без карты — администратор напомнит смене до открытия.

Большие сети так и работают. Фёдор Овчинников, основатель «Додо Пиццы», рассказывал: «Я могу зайти сейчас с телефона и посмотреть, какая производительность труда в нашей нигерийской пиццерии» (Сбер Бизнес Live, 2019). Сеть видит каждую точку в моменте, поэтому ловит проблему до того, как она станет итогом месяца. Одной точке не нужна своя IT-система, чтобы так работать. Достаточно, чтобы отчёт за вчера собирался сам.

Что входит в разбор смены

В Axle App разбор дня собирается в разделе «Смены» из чеков кассы. Отчёт идёт сверху вниз: сначала деньги, потом люди, потом гости и что за этот день сделал бот.

Деньги. Выручка, число чеков, средний чек и скидки. Под каждой цифрой — изменение к предыдущему дню. Одна цифра выручки мало что говорит, а «+15% чеков и −12% среднего чека» уже подсказывает, что искать.

На демо-дне выручка почти не изменилась, +1%. Но под ней два встречных движения: гостей пришло больше, а тратили они меньше. Это вопрос к залу: чего не допродали, кто из официантов ниже обычного.

Официанты. У каждого — чеки, выручка, средний чек и скидки. Если скидки официанта больше десятой части его выручки, строка подсвечивается. Это повод открыть его чеки, а не обвинение: у смены с банкетом так и бывает.

Гости. Сколько гостей пришло с картой, кто впервые, кто вернулся и сколько чеков пробито без карты. Отдельно — доля опознанных чеков. На демо-дне с картой пробиты 14 чеков из 47, это 30%.

Эта доля — главная цифра для всего, что заведение делает с базой. Бонусы, напоминания и поздравления работают только с опознанными гостями. Если доля низкая, смена не спрашивает про карту, и база не растёт.

Нам часто пишут: «Почему бот не написал гостю после визита?» Первое, что мы проверяем, — блок «Гости» за тот день. Если чек пробили без карты, для сервиса визита не было, и бот молчит правильно. Поэтому советуем смотреть долю опознанных чеков каждое утро вместе с выручкой. Упала доля — сначала поговорите со сменой, потом проверяйте настройки.

По часам и по столам. Выручка по часам показывает час пик и провал. Столы — сколько чеков и выручки дал каждый. Если дальний стол весь вечер пустой, это вопрос рассадки.

Сходится ли касса: оплаты дня

Под цифрами дня — блок «Оплаты дня». Он отвечает на вопрос, который управляющий задаёт каждое утро: сошлась ли касса.

Блок раскладывает закрытые документы дня по способам оплаты: наличные, карта, онлайн, депозит, бонусы. Внутри категории видны способы так, как они названы в кассе: «Безнал 62 526 ₽ · СБП 11 744 ₽». Внизу итог оплат против суммы заказов дня. Если разница больше рубля, рядом написано, на сколько. Кнопка «Не сходится» в списке заказов покажет, какие именно заказы разошлись.

Отдельной строкой стоят онлайн-оплаты: сколько пришло онлайн по кассе и сколько гости заплатили через бот. Ровно совпадать они не обязаны. Предоплата брони может прийти сегодня, а пройти по кассе в день визита.

Как открыть любой заказ и посмотреть, что в нём

Внизу отчёта — все заказы дня: время, номер документа кассы, стол, официант, гость, сумма и статус оплаты.

Клик по строке открывает заказ целиком: позиции с количеством и ценой, кто платил, чем заплатили, итог «К оплате · Оплачено». Если оплачено меньше или больше, чем к оплате, ниже подсказка, что не так: гость заплатил дважды, на депозите остался остаток, позиции и оплаты кассы расходятся.

Открывается любой заказ, в том числе без гостя. На демо-дне таких 33 из 47. Раньше эти чеки можно было посмотреть только в кассе.

Что сделал бот за смену

Последний блок отчёта — работа сервиса за тот же день. Сколько сообщений ушло гостям, сколько доставлено и сколько не дошло. Сколько раз сработали сценарии автоматизации. Сколько броней пришло и сколько из них через бот. Средняя оценка визита и сколько новых гостей появилось в базе.

Деньги и бот стоят в одном отчёте намеренно. Так видна связь: выручка просела, зато вернулись гости, которым уходило напоминание. Или наоборот: бот отправил сообщения, а половина не дошла, и это повод проверить подключение.

Как устроить утренний разбор

Разбор дня занимает несколько минут, если читать отчёт в одном и том же порядке.

Разбирать удобнее вчерашний день. Раздел открывается на последнем дне, где были чеки, а кнопки «Вчера» и «Последний день» переключают дату. У заведения с ночными сменами день не заканчивается в полночь, поэтому пустой календарный день отчёт не показывает.

Чего в разборе смены нет

• Выручки «от бота». Отчёт показывает, что сервис сделал, но не приписывает ему деньги. Посчитать, сколько принесло напоминание, можно только на большом числе отправок и списком конкретных чеков. Такой расчёт появится отдельно, когда у заведения наберётся достаточно данных.
• Себестоимости и фудкоста. Разбор смены собран из чеков: что продали и за сколько. Списания, остатки и закупки живут в складском учёте кассы.
• Удалений и сторно. Кто и когда удалял позиции из заказа, видно в отчётах самой кассы.
• Работы без кассы. Отчёт собирается из чеков. Если касса не подключена, данных для разбора нет.
• Сумм кассовой смены из самой кассы. Мы считаем выручку по чекам. Итоги смены, которые присылают некоторые кассы, приходят с ошибками: мы видели и переполнение счётчика, и расхождение с чеками в разы.

Под каждой цифрой дня — сравнение с предыдущим днём. Пятницу со средой так сравнивать неточно. Для сравнения недель и месяцев есть раздел «Аналитика» с выбором периода, а для разбора гостей по давности и частоте визитов — RFM-анализ.

Частые вопросы

Какие показатели ресторана смотреть каждый день?

Выручку, число чеков и средний чек рядом с прошлым днём, скидки по официантам, сходимость оплат и долю чеков, пробитых с картой гостя. Остальное, вроде маржинальности меню и возврата гостей, удобнее смотреть раз в неделю или месяц.

Чем разбор смены отличается от Z-отчёта кассы?

Z-отчёт закрывает кассовую смену: сколько денег прошло по кассе и какими способами. Разбор смены отвечает на вопросы управляющего: кто из официантов как отработал, сколько гостей пришло с картой, какие заказы не сошлись, что за день сделал бот.

Откуда берутся данные для разбора смены?

Из чеков подключённой кассы. Позиции и способы оплаты приходят отдельным запросом и обычно доходят в течение часа после закрытия смены. Если детализации ещё нет, в карточке заказа об этом написано.

Кто в команде видит раздел «Смены»?

Те, у кого в настройках команды есть право «Смены». По умолчанию оно есть у ролей «Администратор» и «Управляющий».

На каком тарифе доступен разбор смены?

«Смены» входят в тарифы «Старт» и «Про». Раздел «Аналитика» с периодами и сравнениями — в «Про».